Ochrana osobních údajů

Zásady ochrany osobních údajů a informace o jejich zpracování

1. Úvodní ustanovení a správce osobních údajů

Tento dokument obsahuje informace o účelu, rozsahu a způsobu zpracování osobních údajů, které jakožto správce provádí obchodní společnost VinoDoc s.r.o., se sídlem Na Pankráci 1690/125, Nusle, 140 00 Praha 4, IČ: 01991426, zapsaná v obchodním rejstříku vedeném Městským soudem v Praze pod sp. zn. C 214164. Veškeré informace jsou poskytovány v souladu s článkem 13 Nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679 ze dne 27. dubna 2016 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů a o zrušení směrnice 95/46/ES (obecné nařízení o ochraně osobních údajů, dále jen „GDPR“).

Tento dokument upravuje situace, kdy získáváme osobní údaje přímo od Vás, a to buď při osobním jednání, nebo elektronicky prostřednictvím webových stránek vinodoc.cz. K předání a zpracování údajů dochází nejčastěji při vytvoření objednávky, registraci uživatelského účtu, vyjádření zájmu o zasílání obchodních sdělení (newsletterů) nebo při účasti na našich akcích a degustacích.

V případě jakýchkoliv dotazů nás můžete kontaktovat na e-mailu info@vinodoc.cz nebo písemně na adrese sídla společnosti: VinoDoc s.r.o., Na Pankráci 1690/125, Nusle, 140 00 Praha 4. Společnost nejmenovala pověřence pro ochranu osobních údajů.

 

2. Účely a právní základy zpracování osobních údajů

Vaše osobní údaje zpracováváme pouze v rozsahu nezbytném pro konkrétní účel a na základě platných právních titulů v souladu s článkem 6 GDPR. K předání a zpracování údajů dochází za účelem identifikace Vás jako odběratele nebo klienta, a to ať už vystupujete jako fyzická osoba, nebo jako zástupce právnické osoby.

A. Uzavření a plnění smlouvy (právní základ podle čl. 6 odst. 1 písm. b) GDPR):

• • • • Účel zpracování: Údaje zpracováváme pro účely registrace odběratele/klienta, vyřízení a expedice objednávky zboží a služeb společnosti VinoDoc s.r.o., doručení produktů, komunikaci s Vámi a správu uživatelského účtu.
      • Podmínky poskytnutí: Pro účely sjednání a realizace smluvních podmínek je nezbytné, abyste v případě svého zájmu tyto osobní údaje poskytli. Bez nich není možné nabídku zrealizovat ani nákup dokončit.

B. Splnění právních povinností (právní základ podle čl. 6 odst. 1 písm. c) GDPR):

• • • • Účel zpracování: Tento právní titul vychází zejména z občanského zákoníku a dalších právních předpisů upravujících povinnosti správce při uzavírání smluvních vztahů. Patří sem vedení a archivace účetních dokladů podle zákona o účetnictví, plnění daňových povinností a vyřizování reklamací.
      • Prodej alkoholu: Na základě zákonných předpisů prodejce provádí také povinné ověření věku zákazníka (nad 18 let) při online prodeji alkoholických nápojů na dálku.

C. Realizace oprávněných zájmů správce (právní základ podle čl. 6 odst. 1 písm. f) GDPR):

• • • • Účel – Přímý marketing: Pokud se při registraci nebo objednávce rozhodnete pro využití svého elektronického kontaktu pro účely nabídky obchodních služeb a novinek, bude tento kontakt využíván k zasílání newsletterů. Správce v této souvislosti vyhodnotil dopad zpracování kontaktních údajů zákazníka jako způsob, který minimalizuje možná rizika zásahu do soukromí fyzické osoby. Elektronický kontakt bude využíván do té doby, dokud prostřednictvím adresy info@vinodoc.cz nebo odkazem v e-mailu nesdělíte, že zasílání novinek již nepožadujete.
      • Účel – Bezpečnost a ochrana: Zpracování je nezbytné pro zajištění bezpečnosti webu, ochranu majetku správce, prošetření potenciálních bezpečnostních incidentů nebo porušení povinností vyplývajících z právních a interních předpisů a pro obhajobu našich právních nároků.

D. Váš dobrovolný souhlas (právní základ podle čl. 6 odst. 1 písm. a) GDPR):

• • • • Účel zpracování: V některých případech, jako je používání analytických a výkonnostních cookies nebo marketing vůči osobám, které nejsou stávajícími zákazníky správce (čistý odběr novinek), Vás musíme výslovně požádat o souhlas.
      • Podmínky souhlasu: Pokud správce požádá o souhlas, máte možnost jej bez jakéhokoliv omezení služeb nebo produktů odmítnout. Pokud souhlas poskytnete, máte právo takový souhlas kdykoliv bezplatně odvolat, a to prostřednictvím adresy info@vinodoc.cz.

 

3. Příjemci a zpracovatelé osobních údajů

Vaše osobní údaje nepředáváme žádným neoprávněným osobám a správce nemá úmysl předat osobní údaje do třetí země nebo mezinárodní organizaci (s výjimkou specifických analytických nástrojů uvedených níže). Pro zajištění řádného chodu e-shopu a poskytování našich služeb však využíváme specializované partnery.

Příjemcem se rozumí subjekt (fyzická nebo právnická osoba), kterému jsou osobní údaje zákazníka poskytnuty a který pro správce zajišťuje konkrétní služby, přičemž tito poskytovatelé vystupují vůči správci v postavení zpracovatelů osobních údajů:

• • • Poskytovatelé platebních a doručovacích služeb: Osobní údaje zákazníka jsou v nezbytném rozsahu poskytovány subjektům provozujícím platební systémy pro bezpečné vyřízení plateb a subjektům doručujícím objednanou zásilku (dopravní a logistické společnosti) za účelem doručení zboží.
    • cz (Marketingové kampaně): Osobní údaje zákazníka jsou zpracovávány prostřednictvím služby Ecomail společnosti ECOMAIL.CZ, s.r.o. Tato společnost je v postavení zpracovatele a v rámci smluvních podmínek uzavřela se správcem řádnou zpracovatelskou smlouvu. Služba Ecomail slouží jako elektronický nástroj k vytvoření, vedení, odesílání a správě marketingových kampaní společnosti VinoDoc s.r.o.
    • Google Analytics a MS Clarity (Analýza a webová analytika): Pro účely analýzy návštěvnosti, měření výkonu webových stránek a zlepšování uživatelského prostředí využívá správce služby Google Analytics a MS Clarity. V rámci poskytování těchto služeb mohou být zpracovávány technické informace o návštěvě webových stránek, údaje o používaném zařízení, interakcích na webu a další analytické údaje. Vzhledem k využívání služby Google Analytics mohou být data předávána do USA, a to výhradně v souladu s platným mezinárodním rámcem pro ochranu dat (EU-U.S. Data Privacy Framework). Do žádných jiných třetích zemí data nepředáváme.

 

4. Doba uchování osobních údajů

Vaše osobní údaje zpracováváme pouze po nezbytně nutnou dobu. Tato doba se odvíjí od konkrétního důvodu a účelu zpracování, pro který byly shromážděny:

A. Zákonné lhůty (Plnění právních povinností):

Doba, po kterou budou osobní údaje zpracovány a uchovány, vyplývá v této části přímo z právních předpisů upravujících povinnosti správce při realizaci obchodní činnosti. Patří sem zejména vedení a archivace účetních dokladů a faktur podle zákona o účetnictví a souvisejících daňových právních předpisů. Na základě těchto předpisů jsou údaje archivovány po dobu 10 let od konce příslušného zdaňovacího období.

B. Trvání smluvního vztahu a zájem zákazníka:

Údaje zpracovávané pro účely sjednání, uzavření a plnění smlouvy, jakož i pro správu Vašeho registrovaného uživatelského účtu, uchováváme po celou dobu trvání smluvního vztahu nebo do doby zrušení Vašeho účtu. Dále se doba zpracování těchto osobních údajů obecně řídí aktivním zájmem zákazníka o nabízené produkty a služby správce.

C. Marketingové účely a přímý marketing:

Pokud se zákazník rozhodne, že již dále nemá zájem o marketingové služby a zasílání novinek, může jejich nabízení kdykoliv bezplatně odmítnout. To lze provést v souladu s článkem 21 GDPR, který upravuje právo na vznesení námitky proti zpracování osobních údajů pro účely přímého marketingu. Pokud subjekt údajů vznese námitku proti zpracování pro účely přímého marketingu, nebudou již jeho osobní údaje pro tyto účely správcem dále zpracovávány a jejich uchovávání pro tento účel bude okamžitě ukončeno. V případě zpracování na základě souhlasu údaje uchováváme do doby jeho odvolání.

 

5. Používání cookies a profilování

Pro zajištění optimálního chodu e-shopu, měření návštěvnosti a přizpůsobení obsahu Vašim preferencím využívá správce na webových stránkách vinodoc.cz soubory cookies a obdobné   technologie.

A. Kategorie používaných cookies:

• • • • Nezbytné (technické) cookies: Tyto soubory jsou bezpodmínečně nutné pro technické zajištění základních funkcí webu (např. vložení zboží do košíku, přihlášení do účtu). Pro jejich používání není vyžadován Váš souhlas.
      • Analytické a výkonnostní cookies: Pomáhají nám měřit návštěvnost a analyzovat chování uživatelů pomocí nástrojů Google Analytics a MS Clarity. Ukládáme je výhradně na základě Vašeho předchozího aktivního souhlasu uděleného v cookies liště.
      • Marketingové a reklamní cookies: Slouží k vyhodnocování Vašich zájmů, personalizaci obsahu a zobrazování relevantních reklam na našem webu i na stránkách třetích stran. Tyto cookies spouštíme pouze s Vaším předchozím aktivním souhlasem.

B. Profilování a automatizované rozhodování:

• • • • Na základě uděleného souhlasu s analytickými a marketingovými cookies provádí správce zjednodušené profilování uživatelů. Účelem je vyhodnocování Vašeho chování na webu a následné zobrazování relevantních nabídek zboží a vín podle Vašeho dřívějšího zájmu nebo výběru. Toto profilování je prováděno výhradně za účelem personalizace marketingových kampaní a nemá pro Vás žádné právní ani obdobně významné důsledky. V rámci zpracování osobních údajů nedochází k plně automatizovanému rozhodování ve smyslu článku 22 odst. 1 a 4 GDPR.

C. Právo na námitku a odvolání souhlasu:

• • • • Poskytnutí souhlasu s ukládáním netechnických cookies je zcela dobrovolné a jeho odmítnutí pro Vás neznamená žádné omezení funkčnosti služeb nebo produktů na našem e-shopu. Proti tomuto vyhodnocování a profilování můžete kdykoliv vznést námitku v souladu s článkem 21 GDPR, nebo udělený souhlas jednoduše změnit či odvolat prostřednictvím odkazu pro nastavení cookies v patičce našich webových stránek.

 

6. Vaše práva a možnost stížnosti

Podle nařízení GDPR máte plnou kontrolu nad svými osobními údaji a můžete u správce uplatnit svá zákonná práva. Za podmínek stanovených v článku 15 a následujících GDPR máte právo požadovat od správce:

• • • Právo na přístup k osobním údajům: Máte právo získat od správce potvrzení, zda jsou Vaše osobní údaje zpracovávány, a pokud ano, máte právo na přístup k těmto údajům a na poskytnutí kopie těchto údajů v souladu s článkem 15 GDPR.
    • Právo na opravu: Máte právo na to, aby správce bez zbytečného odkladu opravil nepřesné nebo doplnil neúplné osobní údaje, které se Vás týkají (článek 16 GDPR).
    • Právo na výmaz (Právo být zapomenut): Máte právo požadovat, aby správce bez zbytečného odkladu vymazal Vaše osobní údaje, pokud pominul účel, pro který byly shromážděny, pokud odvoláte svůj souhlas, nebo pokud údaje byly zpracovány protiprávně (článek 17 GDPR).
    • Právo na omezení zpracování: Máte právo na to, aby správce omezil zpracování Vašich údajů v zákonem stanovených případech, například pokud popíráte přesnost údajů nebo je zpracování protiprávní a Vy odmítáte jejich výmaz (článek 18 GDPR).
    • Právo na přenositelnost údajů: Máte právo získat své osobní údaje ve strukturovaném, běžně používaném a strojově čitelném formátu a předat tyto údaje jinému správci (článek 20 GDPR).
    • Právo vznést námitku: Máte právo kdykoliv vznést námitku proti zpracování osobních údajů, které se Vás týkají na základě oprávněného zájmu správce (čl. 6 odst. 1 písm. f) GDPR) včetně profilování založeného na těchto ustanoveních, a to z důvodů týkajících se Vaší konkrétní situace. Pokud uplatníte toto právo, správce údaje dále nezpracovává, pokud neprokáže závažné oprávněné důvody pro zpracování, které převažují nad Vašimi zájmy, právy a svobodami, nebo pro určení, výkon či obhajobu právních nároků. Zvláštní právo na námitku máte vůči přímému marketingu a s ním souvisejícímu profilování – v takovém případě správce zpracování pro tyto účely okamžitě ukončí (článek 21 GDPR).

 

Podmínky uplatnění práv a stížnosti:

Veškerá svá práva můžete bezplatně a bez jakéhokoliv omezení uplatnit zasláním elektronické zprávy na e-mailovou adresu: info@vinodoc.cz. V případě využívání našich služeb je poskytnutí kontaktních údajů sice dobrovolné, nicméně jde o nezbytný krok pro splnění Vašich očekávání v souvislosti s nabídkou informací, produktů a služeb, o které jste projevili zájem.

Správce prohlašuje, že nehodlá osobní údaje dále zpracovávat pro jiný účel, než je účel, pro který byly shromážděny. Pokud se však domníváte, že zpracováním osobních údajů bylo porušeno nařízení GDPR nebo s nimi nakládáme v rozporu s právními předpisy, máte právo podat stížnost u dozorového úřadu, kterým je Úřad pro ochranu osobních údajů (se sídlem Pplk. Sochora 27, 170 00 Praha 7, webové stránky: www.uoou.gov.cz).